Les contrats pour les planificateurs de mariage sont essentiellement des accords entre le planificateur de mariage et les mariés. Il doit inclure tous les aspects importants de la relation, par écrit, et doit être exécuté dès que possible. Avoir un accord écrit dès le début rend les choses beaucoup plus faciles pour les mariés, mais aussi pour l'organisateur de mariage. L'accord peut garantir que l'organisateur de mariage est payé à temps et énoncer explicitement les responsabilités de l'organisateur avant le jour du mariage.

En tant que Wedding Planner, il est conseillé de disposer d'un modèle de contrat standard que vous pouvez facilement personnaliser pour chaque client. Une fois que vous êtes prêt à l'envoyer à votre client, assurez-vous de l'envoyer au format PDF pour vous assurer qu'aucun libellé n'est modifié par la suite.

Il est essentiel que tous les éléments soient écrits sur un papier. Si des problèmes juridiques ou de paiement surviennent pendant le processus de planification de l'événement, votre contrat vous soulagera de tout préjudice éventuel pour votre entreprise. De plus, cela aide à définir les limites et les attentes claires pour les deux parties dès le départ.

Mais vous devez vous demander ce que doit composer ce contrat, pas vrai ? Voici pour vous les informations à ne pas oublier sur son contrat de prestation.

À vos stylos, les Wedding Planners !

1. L’étendu de vos services

Pour vous, planificateurs de mariages, il est important de définir spécifiquement vos services et votre champ de travail. Chaque planificateur a différents forfaits et différentes offres. Il est facile pour un client de se tromper, surtout lorsqu'il a interviewé quelques planificateurs avant d'en choisir un.

Facilitez-leur la tâche en leur disant exactement ce que vous proposez, pendant combien de temps, combien de fois, combien cela coûte, etc. N'oubliez pas : il ne suffit pas de dire « services de coordination de mariage ». Vous devez spécifier qui, quoi, quand, où, comment, combien et toutes ces autres grandes questions. Creusez cette partie, précisément, pour déterminer ce qui est et n'est pas inclus dans vos services.

Il devra alors être précisé :

· De quel type d'événement s'agit-il ?

· Quelle est la date de l'événement ?

· Quel est le lieu de l'événement ?

· Quel rôle général allez-vous jouer dans le processus ? Quels services allez-vous proposer ?

Concernant votre rôle à jour, Si vos services sont présentés en termes généraux et ne sont pas spécifiquement définis, vous ouvrez le potentiel à des poursuites pour des attentes « non satisfaites ».

Pour déterminer vos services clairement, vous pouvez vous poser les questions suivantes :

Fournirez-vous le lieu ? Aiderez-vous seulement à sa recherche ?
Organiserez-vous l’enterrement de vie des futurs mariés ?
Trouverez-vous un DJ, un traiteur, un Wedding Designer ?
Devriez-vous êtes présent le Jour J ?
….

Si votre entreprise de planification d'événements décide de faire appel à des fournisseurs externes pour fournir l'un de ces services, le contrat devra détailler qui sont ces fournisseurs et les services pour lesquels ils seront engagés. Nous recommandons de répertorier ces services dans des listes à puces afin de faciliter l'analyse du contrat et de ne perdre aucun des services dans un bloc de texte.

2. Vos disponibilités

Cette section vous concerne vous, en tant que personne et en tant qu’organisateur de mariage : quelles sont vos heures d'ouverture, où est basée votre entreprise et ce à quoi vos clients peuvent s'attendre lorsqu'ils travaillent avec vous sont tous d'excellents ajouts à cet espace. Si vous travaillez avec une équipe, assurez-vous d'inclure les noms, les titres, les coordonnées de chacun et les rôles qu'ils joueront (le cas échéant) dans ce projet.

Dans la même façon que vous direz au client ce que vous fournirez, il est important d'établir des limites et de lui rappeler ce que vous NE fournirez PAS.

Même si vous aimer votre travail, vous ne pouvez pas tout faire pour vos clients : vous n’êtes pas leur thérapeute, ni leur meilleur ami, vous n'êtes pas censé répondre aux appels à 22 heures pour les écouter paniquer à propos de la grande tante Alma.

Vous travaillez pour eux, pour planifier un mariage ou un événement. Vous êtes un professionnel. Et les professionnels ont des heures de bureau et des heures de vie privée.

Vous n'appellerez pas votre coiffeur à 23 heures un mardi soir pour demander un rendez-vous pour une teinture pour demain, n’est-ce pas ? Alors pourquoi laisserez-vous vos clients vous le faire ?

Il est donc important d’établir des limites (heures de bureau) : quand ils peuvent appeler, envoyer des SMS ou envoyer des courriels. Vous n'êtes pas censé être à leur écoute et appeler à tout moment.

3. Le paiement

On vous en a parlé dans le tuto sur « Comment faire lorsqu’un client ne veut pas vous payer », dans la partie protégez-vous en amont, d’avoir un contrat qui précise plusieurs éléments afin de vous protéger en cas de non-paiement de vos clients.

Dans votre contrat, il est important de préciser ce qu’il va devoir vous verser, et surtout quand cette somme devra être versée. En effet, comme il s’agit d’une grosse somme d’argent, souvent non-remboursable, ou partiellement remboursable, il est plus judicieux de demander la somme en amont, afin d’éviter les non-remboursements pour un voyage à Bora Bora, parce que vos clients ont annulé, par exemple.

Par souci de rigueur, nous recommandons d'inclure le budget prévisionnel de l'événement dans le contrat. Le budget doit donner une idée approximative de ce que vous prévoyez de dépenser pour planifier et animer cet événement. Bien que le budget ne soit pas nécessairement exact (puisque tout ne se déroule pas comme prévu), il est important de consigner vos meilleures évaluations de ce qu'un événement coûtera à votre entreprise afin d'éviter tout conflit avec votre client. Vous pouvez toujours renégocier les modifications et les variations de budget une fois la planification en cours.

Après le budget, vous devrez définir le calendrier de paiement. Il est conseillé d'obtenir par écrit que toutes les dépenses vous seront remboursées dans les « dix jours ouvrables suivant la remise du reçu au couple » ou quelque chose du genre. Cela établit les attentes et vous empêche de dépenser des centaines ou des milliers de petites « petites choses » tout au long du processus de planification de l'événement.

4. Les limites de vos responsabilités

Il n’est pas rare de rencontrer des organisateurs de mariages et d'événements se voir infliger une amende / des poursuites pour des choses comme des chaises endommagées, des heures de départ tardives ou des dommages au bâtiment lui-même. Il en est de même qu’il est possible de voir un couple poursuivre le planificateur en justice pour des articles de fête de mariage manquants et des cadeaux de mariage volés.

Vous devez obtenir par écrit que vous n'êtes pas responsable de ce type de chose. Par exemple, si vous comptez ramener des cadeaux de mariage dans la suite nuptiale, indiquez quelque chose du genre : « Le planificateur n'est pas responsable de la garde des cadeaux ou des effets personnels de la noce. Le couple doit indemniser, défendre et dégager de toute responsabilité le planificateur pour les réclamations liées aux biens endommagés ou volés, y compris, mais sans s'y limiter, ceux transportés par le planificateur… »

Vous devez également vous assurer que si le lieu où vous travaillez avec des fournisseurs reçoit une amende, vous n'êtes pas responsable des coûts. En effet, si votre couple décide de faire la fête 2 heures de plus que l'heure prévue de l'événement, vous ne devrez pas avoir à payer, au lieu, une amende de 500 € pour une décision qui échappe à votre contrôle ! Une clause stipulant que le couple remboursera des dépenses comme celle-ci vous évitera de rester coincé dans cette situation délicate. Vous pouvez vous occuper de ce type de clause avant même de connaître les politiques du lieu si vous incluez une ligne sur « Le couple remboursera toutes les dépenses liées à l'événement dans les dix jours, y compris, mais sans s'y limiter, les frais de dépassement, les amendes attribuées au Planificateur ou frais de fournisseur supplémentaires… ».

5. Annulation ou report du mariage

Les événements ne se déroulent pas toujours comme prévu et parfois l'hôte de l'événement doit annuler ses plans. Une clause d'annulation garantira que votre entreprise sera payée pour le travail que vous avez déjà effectué, quoi qu'il arrive.

Tout d'abord, ces clauses doivent préciser que les acomptes ou frais payés jusqu'au moment de l'annulation ne sont pas remboursables. Des clauses comme celles-ci protègent non seulement vos revenus pour tout travail déjà effectué, mais réduisent également la probabilité d'annulation. Plus une personne a à perdre en raison d'une annulation, moins il y aura de chances qu'elle s'en remette en option.

Deuxièmement, ces clauses doivent inclure les conditions de ce qui constitue une annulation valide de l'événement (faible participation des invités, manque de financement, un lieu endommagé ou des raisons médicales), combien de temps ils ont avant l'événement pour annuler avant d'être facturés le montant total, et combien leur coûtera chaque point d'annulation de la chronologie.

Parfois, peu importe la façon dont vous faites votre travail, vos clients annuleront leur mariage. Peu importe combien d'heures vous avez passé, vous pouvez toujours voir ces raisons d'annulation :

Manque de fond ;
Faible présence des invités ;
Conflits de lieu imprévu ;
Mauvais temps ;
Le permis ou d'autres documents importants sont manquants ou en retard ;
Problèmes de santé personnelle ou publique.

Et afin de vous protéger de ces problèmes de planification d'événements normaux, vous voudrez inclure une explication détaillée du coût d'annulation, du préavis dont vous aurez besoin (parfois, les urgences ne le permettent pas, mais c'est pour leur donner un avertissement de toute façon).

Vous devrez également indiquer la date à laquelle les frais d'annulation seront dus et toute pénalité pouvant résulter du paiement des frais d'annulation tardive.

Et si le projet ou l'accord prend fin avant l'événement lui-même, vous devrez prendre une décision. Décrivez votre vision pour savoir si vous continuez ou non à travailler sur un éventuel événement reprogrammé. Si vous le faites, assurez-vous également de décrire comment les paiements seront couverts dans les deux cas.

En passant, si le client annule l'événement, assurez-vous d'obtenir une déclaration de sa décision par écrit le jour même, juste au cas où vous auriez besoin de régler des différends de paiement plus tard.

N’oubliez pas, selon la loi française, il est stipulé, dans le code de la consommation, que le délai de rétractation est de 14 jours, et rentre en vigueur le lendemain de la signature du contrat. Vous devez absolument le préciser, en plus du contrat, à vos clients, de vive voix.

6. Clause de rupture

Également connue sous le nom de clause de force majeure, une clause de résiliation fournit à votre entreprise de planification d'événements une couverture juridique si les services doivent être annulés en raison de circonstances indépendantes de votre volonté. Ces circonstances vont des conditions météorologiques extrêmes (pensez aux ouragans, aux tornades et aux inondations) aux collisions d'astéroïdes (on ne sait jamais).

Cette clause vous donne le pouvoir d'annuler des services et des obligations dans certaines circonstances et de déterminer si cette annulation est une suspension temporaire ou une annulation permanente.

Les points suivants doivent être couverts dans votre clause de résiliation :

Définition des circonstances couvertes
Qui a le pouvoir d'annuler les services
Que se passera-t-il si un tel événement se produit (l'événement est-il reporté ? Qu'en est-il des paiements ?)

Cela devrait aller de soi, mais assurez-vous de savoir ce que contient votre contrat. Vous devez vous assurer de revoir votre contrat au MOINS une fois par an et de vous attaquer aux « zones délicates » ou aux zones que vous souhaitez améliorer.

Avec tout ceci, vous êtes prêt et sécurisé. Mais, nous le savons, il n’existe pas de risque 0, et vous ne serez jamais protégé à 100 %. N’hésitez pas donc à contacter un professionnel des contrats et du droit. Comme dit l’adage « mieux vaut prévenir que guérir ».

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