Check List Wedding Planner : Ne rien oublier pour le Jour J
Nous y sommes ! C’est un grand jour pour vous et surtout pour vos futurs mariés. Après avoir passé plusieurs mois sur l’organisation de leur mariage, vous vous sentez prêt(e). Cependant, êtes-vous vraiment paré au mieux à tout imprévu ? Est-ce que tout est en ordre afin que vos clients réalisent le plus beau jour de leur vie ? Avez-vous tout vérifié?
Afin que le grand jour se passe pour le mieux et éviter toutes complications, nous avons répertorié, pour vous Wedding Planners, une liste de choses à ne pas oublier pour le Jour J. À vos stylos !
Avoir un plan B en cas de mauvais temps ou même… de canicule
Même si le mariage se déroule en plein mois de juillet, une tempête de neige peut survenir. Bon nous exagérons quelque peu, mais vous voyez l’idée : la pluie, le vent, un temps gris ou de fortes chaleurs peuvent quelque peu contrecarrer vos plans d’une cérémonie ou d’un cocktail en extérieur. Nous ne sommes jamais à l’abris d’un changement de météorologiques à quelques jours du mariage. Même si la météo vous indique que dans une semaine qu’il fera beau. Il se peut que la pluie s’invite la veille du mariage pile à l’heure de votre cérémoniel en extérieur. Cela ne peut être que 30 minutes, mais il est impensable de laisser les vos invités sous la pluie. Un plan B s’impose…
Afin d’éviter que les invités ou les mariés ne finissent trempés ou qu’ils attrapent une insolation le jour du mariage, il faut prévoir un plan B. Une salle ou un préau pour se protéger de la pluie, un grand arbre pour se protéger du soleil. En tant que Wedding Planner, ce rôle vous incombe et vous pourrez compter sur votre collaborateur(rice) Wedding Designer pour prévoir une alternative déco à cet échappatoire. Que ce soit le plan A ou le plan B, il est important que le lieu reste le plus féérique possible.
N’hésitez pas à proposer en complément à vos mariés des accessoires de circonstance : parapluies transparents (pour les photo c’est mieux…) en cas de temps pluvieux ou quelques éventails et rafraichissements en cas de forte chaleur. Vous gagnerez la reconnaissance éternelle des invités de votre mariage, c’est garanti.
De plus, si le mariage se déroule en été, pensez à vérifier sur le lieu la présence d’un plan d’eau ou de zone humide, propice à ces si gentils insectes qui volent et vous piquent le soir quand vous dormez. Vous l’aurez compris, les moustiques s’invitent partout, même là où ils n’ont pas reçu d’invitation. Suggérez donc à vos mariés de prévoir tout ce qu'il faut pour passer une bonne soirée
Assurez-vous d’avoir sur vous le plan d’implantation, le plan de salle et le tableau de placement
Le plan d’implantation va vous permettre de savoir où est installé le cocktail, la cérémonie laïque (si elle a lieu sur le domaine), la cabine photo., etc. C’est une vue d’ensemble des différents éléments présent à chaque moment de votre mariage. Ce plan va permettre à tous les prestataires de savoir où est installé chaque chose. Vos prestataires seront alors parfaitement se référer dans l’espace de votre lieu lors de leur installation, plus la peine de courir dans chaque pièce pour s’assurer que chaque élément est placé au bon endroit. Cela ne vous empêche pas de briefer vos prestataires en arrivant et à checker l’installation pour s’assurer que le plan d’implantation est respectée.
N’oubliez pas d’insérer dans ce plan, les éléments qui seront présents à différents moments du mariage comme la table de l’urne et du livre d’or. Ces éléments, qui seront déplacés dans la journée, doivent figurer sur chaque plan où ils devront être présents. Veillez à laisser une place si certains invités apportent des fleurs ou des cadeaux.
Concernant le plan de salle, c'est un plan d'implantation dédiée à la salle du dîner. Vous y disposerez les différentes tables d'invités avec leur emplacement, ainsi que la table d'honneur. Il est impensable d'intervertir deux tables et de créer un accident diplomatique. Sur ce plan, nous y indiquons aussi dessus le nombre de personnes par table. Votre traiteur vous remerciera de lui faire gagner un temps fou lors de la mise en place. Nous y notifierons également l'emplacement des personnes souffrant d'intolérance alimentaire ou ayant un menu spécial, ce n'est pas le jour pour faire des impairs. Au moment du service, en un clin d'oeil vos serveurs visualiseront où sont les repas spéciaux.
Enfin, il est toujours très intéressant d’avoir en main le tableau de placement, même si celui-ci sera installé en salle ou au cocktail pour vos invités. Et cela, pour deux raisons : Premièrement, si un invité est à déplacer en dernière minute ou absent, vous pourrez où que vous soyez sur le domaine, visualiser son emplacement à table et en informer le traiteur pour sa mise en place. Deuxièmement, cela vous permettra de fluidifier l’entrée en salle de vos invités lors du passage à table, en aidant vos invités à trouver leur place et leur table.
Vérifiez le listing musiques et photos
Il est impératif que ce jour, les souhaits des mariés soient votre priorité. Et ces souhaits passent par le listing des musiques indispensables, réalisé au préalable par les mariés. Dedans, nous allons pouvoir retrouver notamment la musique d'entrée en salle, celle de la première danse, de la pièce montée... ainsi que parfois les quelques musiques qu’ils souhaitent impérativement retrouver lors de la soirée. Cette liste doit être dans votre poche pour vérifier sur place que le dj a bien toutes ces musiques.
Il en est de même pour celui des photos. Ce listing regroupe toutes les photos que les mariés souhaitent avoir. Il est particulièrement utile au moment des photos de groupe pour n’oublier personne et pour être efficace durant cette séance.
Pensez à prendre le kit de survie
Ce jour là, vous allez probablement utiliser un très grand nombre de fois votre téléphone (prévenir votre collaboratrice de votre arrivée sur le lieu, diffuser la musique d'entrée dans l'église, vérifier l’heure, etc). Ce n'est pas le jour où votre téléphone doit manquer de batterie, alors on pense à son chargeur !
Avec ceci, prenez une petite trousse avec tout ce qui peut servir à réparer, accrocher, recoudre, des piles si vous avez des guirlandes à led ce jour là,... Cette journée peut être pleine d'imprévus donc il faut pouvoir palier à tout : ciseaux, scotch, ruban, fil, aiguille, épingle à nourrice, pansements, mouchoirs, miroir, laque, agrafeuse, barrettes, posca... sans oublier votre super allume bougie, qui vous permettra d'allumer en un éclair les bougies de l'ensemble des tables, juste avant l’entrée en salle des invités.
Pensez aussi à prendre :
une bouteille d'eau, cela ne ferait pas bon effet de vous évanouir pour cause de déshydratation... Pour prendre soin des autres, il faut prendre soin de soi.
un petit encas à grignoter en cas d'hypoglycémie.
votre gilet. Nous partons, parfois, dans la matinée sous un super soleil, mais une brise peut se lever dans la soirée, une fois le soleil couché.
de bonnes chaussures : Nous marchons entre 8 et 18km par mariage avec une moyenne de 12KM, si vous êtes à l'aise sur vos talons, allez y sinon préférez de jolies chaussures plates
Enfin, n’oubliez surtout pas le règlement des prestataires, si les mariés vous ont confié des chèques à leur remettre à la fin de leur prestation
N’oubliez pas les transports des mariés
Généralement, les mariés ne se rejoignent pas au même moment et ne se préparent pas au même endroit. De ce fait, soyez sûr que les moyens de locomotion se retrouvent bien devant leur porte quelques minutes avant de partir afin de respecter le timing. Cela vaut toujours le coup de checker dans l’heure précédent le départ que le conducteur est parti de l’entrepôt puis qu’il vous envoie un texto une fois sur place. Voilà un point sur lequel vous n’aurez plus à veiller.
N’oubliez pas non plus leur moyen de transport entre la mairie/l’église et le lieu de la réception. Il faut qu’il soit prêt à l’heure afin d’être dans les temps.
Un conseil, si votre mariage se déroule dans une grande ville, vérifiez la semaine du mariage qu’aucune grande manifestation n’est prévue sur votre parcours qui pourrait entacher le bon déroulé des trajets des mariés. Pas pratique de traverser Paris quand la Gay Pride la traverse elle-même… Nous vous parlons d’expérience !
Sachez que le soleil se couchera
Si le mariage se déroule pendant toute une journée (ce qui est généralement le cas), il faut prévoir le jour comme la nuit. Cette transition entre le jour et la nuit est une heure en or pour les photographies et c’est peut-être le moment d’inclure dans le programme une séance photo de vos mariés ensemble et avec leurs invités.
Nous vous recommandons aussi de bien vous assurer d’un éclairage extérieur. Hors de question que vos invités empruntent une petite allée non éclairée pour rejoindre le parking à 4h du matin… chute ou choc garanti ou que les fumeurs se retrouvent dans le noir sur la terrasse à l’heure de la pause clope ! Des torches, des bougies ou quelques éclairages led de la façade ou des arbres feront leur plus bel effet, tour en étant pratique.
Et enfin, la bible de la Wedding Planner : le déroulé du Jour J
Impensable de partir à un mariage sans ! C'est un document où on note minute pas minute ce qui va se passer dans la journée : Où sont les mariés, que font-ils ? Quel prestataire intervient ? Quel matériel est nécessaire ? Quelle décoration doit être installée ? Tout y est. C’est le document indispensable de la journée que vous devez avoir ainsi que vos prestataires.
En effet, les mariés ne vont pas forcément avoir de montre à leur poignet et ils seront d’autant moins attentifs à l’heure qu’ils seront dans l’instant, à vivre pleinement l’instant présent. Il n’est pas question non plus, que vos prestataires dans le feu de l’action se laissent déborder par l’heure. Vous serez donc le maitre horloger de cette journée, la donneuse de tempo. A vous de prévenir la ou le photographe, quelques minutes avant le début de la séance de couple qu’il serait idéale de commencer dans quelques minutes la séance, ainsi que vos mariés. Vous devez veiller à ce que chaque prestataire réalise sa mission avec succès avec un timing respecté afin que le prestataire qui intervient par la suite ne soit impacté sur sa prestation.
Le planning doit être respecté et c’est à vous de le faire respecter. Et si vos mariés souhaitent poursuivre le cocktail de quelques minutes par exemple, à vous de prévenir le traiteur, le dj, etc afin que tous s’accordent sur ce nouveau tempo.
Ce déroulé contient également les coordonnées de tous les prestataires et des happy few des mariés.
Si toutes ces cases sont cochées, vous voici prêt(e) pour superviser cette superbe journée ! Bon courage et beau mariage !