Les entrepreneurs ont souvent du mal à se déconnecter et à prendre de vraies vacances, mais cela peut être vital pour rester frais et dynamique, ainsi que pour l’entreprise qu’ils dirigent.

Si vous êtes entrepreneur, vous savez de quoi nous parlons, n’est-ce pas ?

Prendre des vacances lorsque vous dirigez une entreprise peut sembler presque impossible. Lorsque vous êtes ultimement responsable du succès de l'entreprise, il est naturel d'être nerveux à l'idée d'être « déconnecté » - même si ce n’est que pour un court moment. Cependant, si vous voulez être plus efficace il va falloir couper, vous ressourcer et penser à autre chose. Si vous voulez vous amuser et profiter de votre famille, de vos amis, vous devez pouvoir faire confiance à votre équipe pour gérer les choses en votre absence, et si vous êtes seuls, vous devez vous organiser à amont, afin de ne plus penser à rien pendant vos jours de repos.

Il existe aujourd’hui plus de cent outils pour pouvoir créer du temps libre et ne pas penser constamment à votre travail : des outils de coordination avec ses collègues, de délégation, d’automatisation des messages électroniques et téléphoniques… En plus de ces outils, une organisation rigoureuse en amont et une bonne communication avec vos collègues et clients vous permettront aussi de passer quelques jours de pur bonheur loin de tous les tracas.

Alors avant vos prochaines vacances, assurez-vous de suivre les recommandations que nous avons répertoriées pour vous.

Planifiez à l’avance

Vous devez savoir quand vous partez, quand vous revenez et ce qui doit être fait pour que votre entreprise continue de fonctionner pendant que vous êtes occupé au soleil ou sous la neige.

Cette préparation signifie que vous devez faire une liste et la vérifier plusieurs fois afin d’être sûr de ne rien oublier. Elle doit comporter toutes les tâches qui doivent être impérativement réalisées avant votre départ. Ici, il ne s'agit donc pas de TOUT faire, mais de faire les choses les plus importantes.

Pour nous, cette planification ressemble à peu près à cela :

· Rédiger et planifier des articles de blog ;

· Rédiger et planifier des publications sur les réseaux sociaux ;

· Rédiger et planifier les newsletters ;

· Terminer le travail/les projets des clients (ou les amener à un bon point d'arrêt) ;

· Mettre les commandes en attente ou prévenir les collaborateurs que nos commandes vont arriver pendant nos congés ;

· Préparer les membres de l'équipe (si vous en avez) à ce qu'ils devraient faire pendant votre absence.

La raison pour laquelle nous vous recommandons de réaliser cette liste de choses à faire 1 à 2 semaines avant votre date de départ est que, en plus de préparer à l'avance des choses comme les articles de blog, les publications sur les réseaux sociaux et les newsletters, vous devez toujours maintenir le statu quo, c'est-à-dire les tâches quotidiennes et les clients/projets actuels.

Automatisez vos tâches quotidiennes

Afin de partir l’esprit léger et ne pas penser à vos tâches quotidiennes, voici une liste, non-exhaustive, des outils qui feront ces tâches à votre place.

Tout d’abord, nous pouvons compter sur CoSchedule alias votre calendrier éditorial et votre planificateur sur les réseaux sociaux. C’est à la fois un plug-in WordPress et une application web qui permet d’alimenter votre page blog et de partager le contenu directement sur vos réseaux sociaux. Depuis WordPress, vous pouvez donc publier sur plusieurs plateformes de réseaux sociaux, et prévoir la parution de vos articles. Cet outil payant est cependant confortable et vous permettra d’apparaître actif alors que vous êtes en train de lézarder au soleil.

Ensuite, nous avons le célèbre Planoly alias votre Instagrammer. Cet outil va vous permettre de prévoir vos 30 prochains postes Instagram gratuitement. Avec lui, vous pouvez prévoir vos publications quand vous le souhaitez, à l’heure que vous voulez, identifier les autres comptes sur vos postes, prévoir vos hashtags, mettre les lieux, recadrer vos visuels... C’est un outil facile d’utilisation et, surtout, il est gratuit.

Nous pouvons aussi nous servir de ConvertKit, qui est le spécialiste des newsletters. Avec lui, vous avez la possibilité d'écrire, de formater et de planifier vos newsletters à l'avance.

Pour finir, est-ce que pour vous aussi, lorsque vous prenez un peu de bons temps pour vous vous recevez 1500 mails, alors que la semaine qui précédait vos vacances, vous n’avez reçu aucun mail ? Cette situation à l’air fréquente pour beaucoup d’entre nous. Mais nous avons le remède miracle : l’outil BenckMark Email alias votre répondeur automatique. Cet outil est un allié pour les PME et vous servira notamment pour optimiser vos campagnes de bienvenue, d’accueil, vos messages d’absence et il vous permettra même de convertir vos nouveaux abonnés/clients, en quelques clics, grâce à des modèles de message prédéfinis à l’avance.

Même sans partir en vacances, ces outils peuvent aussi vous aider dans vos tâches quotidiennes. Ils vont vous permettre de gagner du temps et de vous concentrer sur des tâches plus importantes.

Coupez entièrement

Pendant vos congés, il est temps de fermer votre messagerie. Désactivez les notifications push, que vous recevez par e-mail, de votre téléphone et fermez l'onglet e-mail sur votre ordinateur. Idéalement, éteignez complètement votre ordinateur.

Si vous êtes inquiet, vous vous sentirez toujours obligé de vérifier votre boîte de réception, d'ajuster vos paramètres ou d'utiliser un programme comme Inbox Pause pour empêcher l'arrivée de nouveaux e-mails. Vous pouvez bloquer une période définie d'heures ou de jours et cesser de recevoir de nouveaux messages pendant cette période. Lorsque le bloc de temps est écoulé, tous les e-mails arrivent. Non seulement cette stratégie vous aide à prendre une journée entière ou plus, mais elle se traduit souvent par une plus grande productivité lorsque vous reprenez la gestion de vos e-mails, car vous pouvez vous concentrer uniquement sur les messages que vous avez manqués.

Soyez disponible seulement pour les urgences

Comme c’est souvent le cas, les problèmes arrivent lorsque vous n’êtes pas sur place.

Dans le cas où vous avez des fabuleux collaborateurs sur qui comptez, vous pouvez leur signaler que vous pouvez vous rendre disponible que pour certaines urgences, tel est le cas pour certaines tâches, certains contrats, que vous seul pouvez gérer ou encore lorsqu’ils ne peuvent plus avancer sur leur propre projet. Mais soyez clairs sur ces urgences : un problème de photocopieuse n’est pas une urgence et un couple qui veut s’unir l’année prochaine ne l’est pas non plus.

Si vous êtes seuls, vous pouvez jeter un coup d’œil de temps à autre à vos mails afin d’être sûr de contrôler ces urgences. Bien sûr, ne les regardez pas toutes les heures, mais une fois dans la journée suffit. Cependant, référez-vous aux heures françaises si vous partez à l’étranger. Car si vous regardez vos mails à 10 h alors que vous êtes au Japon, il ne sera que 3 h en France et il ne sera pas le moment de rappeler vos clients.

Informez tout le monde de vos vacances

Pour éviter que les futurs mariés vous appels ou que vos collègues vous envoient sans arrêt des mails, vous devez les prévenir.

Vous devez informer le maximum de personnes que vous partez en vacances. Il est bien entendu qu’il ne faut pas prévenir la veille pour le lendemain.

Prévenez une semaine voire deux à l’avance. Votre message doit être clair et il doit comprendre :

- Combien de temps vous serez absent ;

- Comment cela peut leur laisser un impact ;

- Ce qu'ils devraient savoir maintenant (ceci s’adresse à vos collaborateurs) ;

- Pour quelles urgences doivent-ils vous appeler ;

- Un numéro à contacter si vous partez à l’étranger.

Ajouter des jours supplémentaires

Si vous pensez que les vacances sont synonymes de prendre du retard, vous pouvez aussi rajouter deux jours à vos vacances. Pendant ces deux jours, vous ne devrez pas être disponible. Ils seront un jour avant votre départ et après votre retour. Utilisez-les pour terminer les tâches de dernière minute avant de partir, et pour vous installer et vous occuper des e-mails à votre retour.

Faire cela réduit considérablement le stress lié au congé.

Ne vous sentez pas coupable de vous détendre

Ne perdez pas vos vacances à vous sentir coupable. La vie est faite pour vivre et la culpabilité est une émotion gâchée. Soyez présent pendant les vacances et lorsque vous travaillez, travaillez. Lorsque vous êtes en vacances, ne pensez pas au travail. Concentrez-vous sur les personnes qui vous entourent - les personnes importantes et spéciales avec lesquelles vous souhaitez passer du temps pendant vos vacances. Le travail vous attendra de l'autre côté.

Alors, prenez un peu de temps maintenant pour penser aux vacances, et vous aurez des vacances plus relaxantes et amusantes quand elles arriveront.

Lorsque vous planifiez vos vacances à l'avance et que vous suivez tous les conseils ci-dessus avant de prendre votre congé, vous pouvez profiter d'une expérience de voyage sans souci. Mais si vous continuez à penser à votre entreprise et que vous essayez de gérer votre travail tout en étant dans une destination de vacances majestueuse, vous ne pouvez tout simplement pas vivre un moment sans stress et tous vos efforts pour profiter des vacances seront vains. Assurez-vous seulement que vous ne serez impliqué dans votre entreprise pendant les vacances qu'en cas, d'urgence. Dans tous les cas votre entreprise sera présente à votre retour, alors détendez-vous !

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Blog A.P.R©Fromations

Conseils pour partir en vacances quand on est entrepreneur/on travaille à son compte