Tuto : Apprendre à gérer son temps lorsqu’on est son propre patron
Les planificateurs d'événements, propriétaires de petites entreprises, se retrouvent souvent à court de temps. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous ne disposez pas du personnel de soutien dont disposent la plupart des grandes entreprises, ce qui signifie que vous allez avoir besoin de prendre les devants et gérer un large éventail de tâches. Si vous disposez de collaborateurs, vous pouvez diminuer les responsabilités quotidiennes en travaillant à partir d'un espace partagé, par exemple. Cela signifie que vous n'aurez pas à vous concentrer sur les tâches de gestion de l'espace de bureau et que vous pourrez passer plus de temps à développer votre entreprise.
Bien que consacrer une grande partie de votre temps et de votre énergie au succès de votre entreprise puisse en valoir la peine, cela peut être difficile lorsqu'il semble qu'il n'y ait jamais assez de temps dans la journée. C'est pourquoi la gestion du temps est l'une des compétences les plus essentielles lorsqu’on est son propre patron. Avec des techniques efficaces de gestion du temps, vous pouvez faire plus de travail et soulager une grande partie du stress lié à la gestion d'une entreprise.
La planification d'événements est un domaine qui nécessite le multitâche, n'est-ce pas ? Faux. Les gens pensent qu'ils en font plus lorsqu'ils effectuent plusieurs tâches à la fois, mais ce n'est pas vrai. Les chercheurs se sont penchés sur la question et il s'avère que votre productivité peut chuter jusqu'à 40 % lorsque vous effectuez plusieurs missions à la fois. Le problème est que personne n'effectue réellement plus d'une mission à la fois. En réalité, vous déplacez simplement votre attention d'une affaire à l'autre. Tous ces changements prennent plus de temps pour effectuer tout le travail, et comme vous ne vous concentrez pas exclusivement sur une seule tâche, vous n'effectuez aucune des tâches au mieux de vos capacités. Pour vous aider, nous avons réuni pour vous nos conseils pour mieux gérer votre temps et vos tâches lorsque vous êtes votre propre patron.
Planifiez votre journée ou votre semaine
Si vous ne planifiez pas vos journées, il sera presque impossible d'utiliser votre temps aussi judicieusement. Chaque journée doit commencer par un plan de ce qui doit être fait et du temps à consacrer à chaque tâche. Une façon intelligente de le faire est d’écrire une liste de choses à faire. Prenez quelques instants à la fin de la journée, ou à la première heure du matin, pour planifier les tâches qui doivent absolument être effectuées avant la fin de la journée. Avec ces journées planifiées, vous ne passez pas au hasard d'une tâche à l'autre, que ce soit au fur et à mesure que vous y pensez. Le mieux est de planifier une semaine à l’avance : tous les vendredis, vous pouvez faire le point sur ce que vous n’avez pas eu le temps de faire cette semaine et les rajouter dans votre liste des choses à faire.
Cependant, il est également impératif de laisser du temps libre à des circonstances imprévues. En tant que planificateur d'événements, il arrive souvent que des choses que vous n'aviez pas prévues surviennent. Garder cela à l'esprit vous permettra de consacrer du temps à toutes les urgences qui se présentent.
En ayant une idée claire de ce qui doit être fait le jour même, ou le lendemain, permettra, en plus de gagner du temps, de minimiser le stress quotidien.
Construisez une routine quotidienne
Les planificateurs d'événements passent une grande partie de leur temps au bureau. Cela signifie passer de nombreuses heures sur l’ordinateur ou au téléphone avec des fournisseurs ou des clients, à élaborer des contrats, des plans…
Le travail de l'organisateur d’événements est trop passionnant et diversifié pour parler de toute forme de routine. Il y a néanmoins certaines tâches que vous devez accomplir chaque jour comme vérifier vos e-mails, gérer vos comptes de médias sociaux, répondre aux commentaires / questions sur le site web… Si vous interrompez constamment votre travail toutes les 15 minutes environ pour vérifier chaque nouveau message ou e-mail reçu, vous ne terminerez jamais vos autres tâches quotidiennes. Au lieu de cela, vous pouvez effectuer ces activités plusieurs fois par jour (ou plus selon l'activité) à certaines heures ou intervalles de temps.
Le développement d'idées fait également partie du travail quotidien. Lorsque vous avez fini de répondre à vos appels et mails, vous devez aussi prendre du temps pour vos recherches : parcourez les magazines, Internet, les musées, les restaurants et les boutiques pour trouver des idées de décoration, de fournisseurs et de lieux.
Vous pouvez écrire ces tâches sur votre agenda, chaque jour, et vous chronométrer. Cela permettra de vous donner un ordre d’idée sur le temps que vous avez besoin pour réaliser ces tâches et de bloquer ce créneau exclusivement pour cela.
N’oubliez pas votre vie personnelle
On vous en a parlé dans l’article sur “Comment conjuguer vie privée et vie professionnelle quand on est entrepreneur” publié en avril dernier, de l’importance de bien séparer les deux. En effet, afin d’être autant actif dans votre vie professionnelle qu’être présent avec votre famille, dans votre vie personnelle, il est important que ces deux choses soient limitées. Chaque vie doit avoir un temps à consacrer et ne doit pas empiéter sur l’autre.
Afin d’être actif au travail, séparez-vous de votre téléphone portable personnel (si vous avez un téléphone pour le travail), afin de ne pas vous faire distraire par un message, une notification ou autre, qui pourrait se transformer en perte de temps, au cours d’une journée.
Il en est de même lorsque vous êtes avec votre famille, vos amis : séparez-vous du travail, il attendra le lendemain lorsque vous serez au bureau.
Faites des pauses
Prendre des pauses peut sembler contre-intuitif si vous essayez de tirer le meilleur parti de votre temps, mais un peu de temps loin de votre travail peut en fait vous rendre plus efficace dans la gestion de votre temps. La recherche a prouvé qu'il existe plusieurs avantages à prendre des pauses tout au long de la journée. Il a été démontré que les courtes pauses rendent les travailleurs plus productifs, plus créatifs et plus aptes à prendre des décisions. Accordez-vous quelques courtes pauses pendant la journée de travail et vous constaterez que non seulement vous en faites plus, mais que vous êtes en fait plus performant dans votre travail.
N’oubliez pas les tâches mensuelles
Et oui, vous n’y échapperez pas ! Chaque mois c’est reparti pour consacrer plusieurs journées aux tâches les moins cool. Entre comptabilité et réseaux sociaux, vous avez de quoi faire.
Ces tâches ne sont certes pas les plus fun, mais il va falloir les faire.
Cependant, si vous souhaitez gagner du temps sur les réseaux sociaux et notamment sur Instagram, nous vous conseillons de lire notre article sur nos “ 7 conseils pour optimiser son temps sur Instagram “. Dedans, vous y trouverez tous les outils pour planifier vos postes, enregistrer les hashtags, prévoir vos stories… Avec ceci, vous n’aurez plus besoin de passer une semaine sur les tâches mensuelles.
Passez un réel moment sur ces tâches, le temps de quelques jours, vous permettra de gagner du temps dans l’avenir : vous n’aurez pas besoin de revenir dessus quelques jours après.
Rencontrez vos clients
Se réunir avec les clients fait partie intégrante du travail de tout coordinateur d'événements. Planifiez des journées de réunion pour consulter vos clients dans une atmosphère détendue, mais professionnelle, à votre bureau ou à leur domicile.
Pendant ces réunions, prenez le temps et marquez le dans votre agenda en ajoutant de la marge. En effet, vous n’allez pas partir au bout d’une heure, alors que vos futurs mariés n’ont pas fini de vous présenter leur projet, n’est-ce-pas ?
N’oubliez pas, comme énoncé précédemment, à laisser le temps pour les imprévus, car travailler avec les clients ne se déroule pas toujours comme prévu. Attendez-vous à des visites sans rendez-vous ou à des clients potentiels qui viennent sans rendez-vous. Il est très difficile de refuser un client potentiel. Mais d'un autre côté, vous devez prendre une décision sur ce qui est le mieux pour vous et votre entreprise. C'est là que le fait d'être un organisateur d'événements expérimenté aide.
Apprenez à dire non
« La moitié des problèmes de cette vie peuvent être attribués au fait de dire oui trop rapidement et de ne pas dire non assez tôt.» - Josh Billings. Et en effet, cet écrivain a raison.
Dire « non » aux clients n'est généralement pas bien accepté dans le monde des affaires. Mais en acceptant les demandes des clients pour l’organisation ou la décoration de leur mariage alors que vous avez déjà de quoi faire, vous empêchera de vous donner à 100 % pour chaque mariage que vous avez à faire. Dites non aux clients en premier lieu ; si vous cédez, alors il y a de bonnes chances, ce ne sera pas la dernière fois qu'on vous demandera quelque chose en plus.
La qualité de votre travail peut se réduire au seul « oui » ou au seul « non » que vous pouvez dire.
Vous le savez autant que nous : le domaine de l’événementiel propose chaque jour, des journées différentes. De ce fait, une gestion efficace du temps est essentielle pour tout professionnel de l'événementiel afin de réaliser des événements réussis.
Nous le savons, ce domaine nécessite autant d’énergie que de passion !
Si cet article vous a plu, vous pouvez aussi jeter un oeil à :