Les professionnels de l’événementiel, et donc des mariages, qui travaillent à temps plein vous le diront tous : ce métier consiste en un acte de jonglage constant. Entre gérer les demandes des mariés, des fournisseurs, des clients (hors mariés), travailler avec les chaos environnementaux (pluie, tempête)… Il y a de quoi s’arracher les cheveux quand tout va mal. En plus, généralement, ils ne répondent pas à la demande que d’un seul client, ils sont souvent amenés à gérer plusieurs événements, plusieurs mariages, en même temps.

Dans le cas d’un wedding planner ou d’un wedding designer, un mariage peut prendre plusieurs mois, voire quelques années, pour se mettre en place. Et de toute évidence, il est peu probable qu’un client puisse vous payer suffisamment pour que vous gériez seulement son mariage – vous devez vous aussi subvenir à vos besoins.

En tant qu’expert dans cette industrie, vous devez être prêt à planifier, gérer, coordonner, décorer au moins une bonne poignée d’événements à un moment donné. Ce moment arrive habituellement en été, lorsque la saison des mariages commence. Et oui, le beau temps, la disponibilité des invités, vont inciter les futurs mariés à se dire « oui » à cette période de l’année. Vous allez alors devoir assister/décorer X mariage à cette saison, tout en préparant ceux de l’année prochaine.

Nous le savons, dit comme ça, vous avez de quoi avoir peur de vous lancer dans ce domaine. Mais est-ce que la passion ne prime pas face à quelques difficultés ? Bien sûr que oui ! Qui a-t-il de plus beau que d’aider deux êtres à s’unir et à créer avec eux le plus beau jour de leur vie ? Nous, chez APR, nous ne voyons rien d’autre.

En plus, pour vous rassurer, nous pouvons vous dire que tout au long de votre carrière d'organisateur d'événements, les événements sur lesquels vous travaillerez seront échelonnés par nature. À moins que des planificateurs associés ne travaillent avec vous, vous aurez probablement 1 à 4 événements par semaine. Cela signifie que vous serez à différentes étapes du processus de planification avec chaque client. Chaque étape de la planification nécessite différentes quantités de travail. Ainsi, idéalement, vous pouvez organiser vos dates d'événement en conséquence. Les périodes de forte charge de travail pour chaque événement peuvent également être espacées selon les besoins de semaine en semaine.

Bien sûr, cela demande BEAUCOUP de prévoyance et d'organisation ! C’est deux compétences s’acquièrent surtout grâce à une bonne formation et de bons conseils. Alors, voici nos quelques règles à suivre pour apprendre à gérer plusieurs événements en même temps.

Courage, vous allez y arriver !

Règle numéro 1 : Fournissez différents types de packages

Un organisateur fournit des services de planification d'événements, oui, mais un client peut vous engager de différentes manières pour l'aider. C'est une bonne idée pour vous, en tant qu'organisateur d'événements, de vendre une variété de services avec différents niveaux de charge de travail en fonction de votre bande passante.

Exemples de forfaits que vous pouvez proposer :

· Planification de service complet : C'est à ce moment que le planificateur fera tout le nécessaire pour organiser le mariage de A à Z. Cela comprendrait des tâches plus importantes (par exemple, la réservation du lieu et des fournisseurs), jusqu'à la réflexion sur les moindres détails et l'exécution du grand jour. En tant que tel, un planificateur limitera probablement ses événements à service complet à 10 ou moins au cours d'une année donnée.

· Gestion d'événements : C'est à ce moment que les clients ont accès à votre expertise, mais ils font tout le « gros du travail » en termes de planification. Vous êtes là pour les guider et leur prodiguer des conseils afin qu'aucun détail ne soit oublié ou mal planifié. Chaque planificateur peut créer son propre package de gestion et l'adapter en conséquence.

· Coordination de l'événement : Ce forfait comprend uniquement les confirmations finales et la facilitation du jour de l'événement. Habituellement, un planificateur commence à travailler sur un événement 4 à 6 semaines à l'avance. Cela leur permettra de se mettre au courant des détails de l'événement et de créer une chronologie du jour.

Règle numéro 2 : Organisez vos tâches sur une base hebdomadaire

C'est un conseil simple, mais cela changera complètement votre efficacité à gérer plusieurs événements à la fois. Une fois par semaine, dressez une liste de choses à faire de tout ce dont vous avez besoin pour accomplir cette semaine, pour tous les événements que vous gérez.

Nous vous conseillons de créer une liste le lundi. Il permet de voir facilement tout ce dont vous avez besoin pour travailler pendant la semaine, le tout au même endroit. C'est une bien meilleure alternative que d'avoir à basculer entre les calendriers de planification de chaque événement.

Règle numéro 3 : Définissez les attentes lors du premier rendez-vous

N'attendez pas quelques mois avant de travailler avec des futurs mariés pour définir leurs attentes. Le plus tôt possible, il ne faut pas seulement préciser ce que vous attendez d'eux, mais aussi ce qu'ils peuvent attendre de vous. Cela peut sembler évident mais parfois, lors du processus de consultation, vous pouvez très bien vous entendre avec un client et penser que vous êtes sur la même longueur d'onde (sans le dire explicitement).

Ne tombez pas dans ce piège ! Lors de votre première réunion de lancement avec un client, définissez les attentes de ce que vous aurez besoin de lui (nombre d’invités, lieu, durée de la réception…). Cela permettra de s'assurer que le processus de planification continue d'aller de l'avant. De plus, vous fixerez les limites et votre client aura une idée claire du moment où il peut s'attendre à avoir de vos nouvelles.

Règle numéro 4 : Classifiez toutes vos demandes

On vous le répétera jamais assez, mais la clé pour devenir LE professionnel des mariages est d’être ORGANISÉ. Et ceci passe notamment par une bonne gestion de vos dossiers, de vos suivis, surtout lorsque vous en avez plusieurs en cours.

Rangez soigneusement chaque papier dans son bon dossier, afin d’être sûr d’avoir toutes les informations nécessaires à portée de main et de ne pas perdre du temps à chercher pendant plusieurs heures tel ou tel document.

Règle numéro 5 : Utilisez un calendrier professionnel

Cela devrait aller de soi, mais nous ne voulions pas le laisser de côté. Tout bon organisateur d'événements devrait utiliser un calendrier pour rester organisé. Que se passe-t-il sur votre calendrier ?

· Dates des mariages (évidemment)

· Des dates livrables, comme lorsque vous devez vous engager auprès du fleuriste ou lorsque le lieu a besoin de vos centres de table.

· Dates de paiement, afin que vous et vos fournisseurs soyez payés à temps.

· Rendez-vous avec des acteurs clés, comme des fournisseurs, le lieu, les mariés (notez de quoi vous discuterez pour pouvoir préparer votre présentation).

Votre calendrier d'événements doit également présenter l'ensemble de votre calendrier de promotion. Marquez les dates de publication sur les réseaux sociaux, quand envoyer des e-mails, etc. Fixez des délais pour ajouter des informations ou des alertes à votre application d'événement personnalisée.

Règle numéro 6 : Faites en sorte de travailler avec les mêmes fournisseurs

Une fois que vous avez trouvé quelques fournisseurs que vous aimez bien, utilisez-les autant que possible. Au fil du temps, vous établirez une relation de travail efficace avec ces fournisseurs. Ils apprendront ce que vous aimez et ce que vous n'aimez pas. Ils peuvent même vous donner de meilleurs prix parce que vous leur donnez du travail.

Créez une liste ou utilisez un outil de gestion des contacts pour organiser vos fournisseurs. Regroupez-les par objectif. Ajoutez des notes pour vous rappeler pourquoi vous les aimez. Par exemple, vous pouvez avoir un traiteur qui est spécialisé dans la cuisine asiatique et un fleuriste qui utilisent des fleurs de la région.

En plus, cela vous permettra de gagner du temps car vous n’aurez pas à rencontrer plusieurs fois les nouveaux fournisseurs afin d’établir un lien de confiance, car il sera déjà créé.

Règle numéro 7 : Soyez généreux avec les délais

Lorsque vous planifiez un seul événement, ce n'est pas grave si le traiteur prend deux jours supplémentaires pour préparer un échantillon. Ce n'est pas un problème si votre DJ met une semaine pour répondre à votre e-mail. Mais ces petits retards peuvent être de sérieux problèmes si vous essayez de gérer plusieurs événements en même temps.

Prévoyez suffisamment de temps dans votre emploi du temps pour tenir compte des retards, même s'ils ne sont pas de votre faute. Supposez que quelque chose va mal se passer et vous forcera à retarder une tâche ou à terminer un projet, ce qui pourrait facilement s'entasser dans d'autres tâches et projets de votre emploi du temps.

Règle numéro 8 : Concentrez-vous sur le jour de l’événement

Lors d’un Jour J d’un mariage, il est important de se concentrer sur le mariage en face de vous, peu importe le nombre d'autres événements que vous avez dans votre liste d’attente. Ne vous laissez pas distraire par l'événement de la semaine prochaine lorsque vous avez des mariés et des invités qui pourraient avoir besoin de votre aide maintenant.

Pour résumer, savoir gérer plusieurs événements à la fois est impératif pour votre carrière d'organisateur ou de décorateur de mariage. Cela vous permettra d’accepter de plus en plus de demande d’organisation ou de décoration de mariage, d’atteindre plus de clients et d’obtenir plus vite une stabilité financière.

Même si sur le papier, cela paraît insurmontable, dites-vous bien que d’autres y arrive, alors pourquoi pas vous ?

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Tuto : Comment gérer plusieurs événements en même temps